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Gestione e reportistica delle spese di viaggio d’affari

Travel Expense Management
Travel Expense Management

Gestione delle spese su misura per te

Connetti il tuo programma di viaggio con soluzioni per la gestione delle spese di viaggio facili da usare, che ti permetteranno di monitorare le spese e i rimborsi, ottenere dati in tempo reale e molto altro.

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Gestione semplificata delle spese di viaggio

Gestire le spese di viaggio aziendali può essere complicato, ma non deve necessariamente esserlo.

Che tu sia responsabile del programma di viaggio per una piccola-media impresa oppure una multinazionale, il tuo compito è monitorare il budget e le spese giornaliere effettuate dai viaggiatori, nonché riconciliare i conti. Questo significa tenere traccia di tutte le spese legate al viaggio, approvate e registrate nel sistema o meno.

Semplificare le spese aziendali in modo che siano efficienti e tracciabili, come il resto del programma di viaggio, migliora la conformità e fornisce una panoramica dei flussi delle spese di viaggio.

Egencia ti offre una soluzione completa e ti aiuta ad adeguare le spese di viaggio alle tue direttive. Non importa di cosa hai bisogno per una migliore gestione dei costi e delle spese di viaggio, ti aiuteremo a identificare la soluzione migliore per te. Scopri come integrare il tuo programma di viaggio con soluzioni di gestione delle spese facili da usare, che ti permetteranno di ottimizzare i processi di rimborso e i costi di acquisizione e di promuovere la crescita aziendale tramite i viaggi.

Un'unica soluzione per gestire le spese di viaggio

Monitorare le spese di viaggio è importante. Il nostro software di gestione delle spese di viaggio può aiutarti grazie a un sistema di creazione di report facile da usare, che ti permetterà di conservare tutte le spese in un unico posto.

  • Ottieni una visione d’insieme delle spese di viaggio e dei processi di rimborso giorno dopo giorno, tra cui voli, noleggi auto, indennità giornaliere, spese accessorie e addebiti sulle carte aziendali.
  • Organizza i principali campi dati per agevolare la pianificazione delle spese e la responsabilità finanziaria.
  • Tieni facilmente sotto controllo le spese di viaggio effettuate dai dipendenti con carte di credito personali o aziendali.
  • Riconcilia velocemente i costi sostenuti a livello centrale per il pagamento delle carte di credito, al fine di iscrivere correttamente le spese di viaggio nei registri contabili.
Single T&E solution
Streamline your process and travel policy

Snellisci le tue procedure e direttive

Assicurati che le procedure e direttive per le spese di viaggio siano al servizio della tua azienda. Risparmia tempo e denaro con una soluzione di spese di viaggio in grado di soddisfare tutti i tuoi obiettivi.

  • Crea profili viaggiatori e preferenze di prenotazione per favorire la conformità alle direttive.
  • Configura i campi dati in modo da soddisfare le necessità del tuo team finanziario.
  • Prevedi la massima flessibilità per i diversi metodi di pagamento.
  • Utilizza i flussi di dati per automatizzare i processi legati alle spese di viaggio e ai relativi report.
  • Supporta le tue attuali procedure di reportistica e riconciliazione delle spese.
  • Assicurati che sia tutto correttamente riconciliato nei registri contabili.
     
Amex GBT Egencia Background

Gestione delle spese per aziende di qualsiasi dimensione

È importante rispettare i requisiti, specifici per la tua azienda, relativi alle attività di riconciliazione. Con Egencia potrai:

  • Semplificare il processo di riconciliazione dei registri contabili con le carte di credito e gli estratti conto. 
  • Trasmettere con facilità i dati relativi alle transazioni online e offline al tuo sistema di gestione delle spese.
  • Inviare automaticamente i dati di viaggio a sistemi di gestione delle spese dedicati, ai partner per la gestione dei rischi di viaggio e ai tuoi sistemi ERP con Open Connect.
  • Aumentare la conformità e ridurre le spese eccessive permettendo ai viaggiatori di accorpare le ricevute e gli addebiti su una o più carte di credito personali. 

Open Sync raggruppa tutte le spese e crea in automatico un foglio di calcolo da esportare e inviare ai tuoi partner. Utilizza Open Sync per assistere i dipendenti che usano le carte di credito personali per le spese di viaggio.1

1 Disponibile solo in Nord America

Expense management for businesses
Keeping bookers

Equilibrio tra i viaggiatori e il bilancio aziendale

Per una corretta registrazione contabile, è necessario che gli estratti conto bancari e della carta di credito corrispondano. Per questo motivo ti aiutiamo a trasmettere con facilità e precisione i dati relativi alle transazioni (online, offline e con campi dati personalizzati) al tuo sistema di gestione delle spese. Attraverso i nostri partner di gestione delle spese e fornitori di servizi di pagamento, otterrai report sui dati di fatturazione che potrai esportare per soddisfare i requisiti di riconciliazione della tua azienda.

Da dove iniziare

Una volta comprese le tue necessità, ti aiuteremo a individuare la procedura di gestione delle spese che risponde meglio alle esigenze e agli obiettivi di viaggio della tua azienda, attraverso soluzioni per la gestione dei dati e app mobili.

Potrai scegliere tra diverse soluzioni personalizzate ed economiche per includere i dati di viaggio in un sistema di gestione delle spese. Grazie ai nostri partner globali per la gestione delle spese, potrai ridurre i processi manuali dei travel manager, dei viaggiatori, dell’ufficio contabilità e molto altro ancora. 

Fare calcoli non deve essere un’attività lunga ed estenuante. Mettiti in contatto con noi per identificare le tue necessità di gestione delle spese.

Getting-started

Tutto pronto per semplificare la gestione delle spese di viaggio? Richiedi subito una dimostrazione!

Sei già cliente? Contatta il Servizio clienti Egencia.