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Policy sulla Privacy

Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: [01/11/2021]

Noi di Egencia ("Egencia" o "noi") sappiamo che effettuare prenotazioni di viaggi online comporta grande fiducia da parte tua. Ci impegniamo con estrema serietà a fare di questa fiducia la nostra massima priorità, per garantire la sicurezza e la riservatezza delle informazioni personali che tu o la tua azienda ci fornite, ad esempio nome, numero di telefono, indirizzo e-mail o dati di pagamento.

In questa Informativa sulla privacy sono indicate le nostre politiche in materia di tutela dei dati, organizzate nelle seguenti sezioni:

Quando prenoti un viaggio tramite Egencia, dobbiamo prendere alcune decisioni in merito alle modalità e finalità dell’elaborazione delle tue informazioni personali allo scopo di adempiere alla tua prenotazione di viaggio. Siamo quindi responsabili della protezione delle tue informazioni personali nel corso dell'intero processo di prenotazione.

Nella presente Informativa sulla privacy sono illustrate le politiche di Egencia in relazione alla gestione delle informazioni personali e sono descritti i tipi di informazioni personali di cui Egencia dispone, lo scopo per cui detiene tali informazioni personali e le modalità con cui Egencia raccoglie, conserva, utilizza e condivide queste informazioni.

PROGRAMMA PER I VIAGGI D'AFFARI - PANORAMICA

La tua azienda ha aderito al Programma per i viaggi d'affari di Egencia per gestire le proprie esigenze in fatto di viaggi aziendali. Nell'ambito di questo programma l'azienda può nominare un responsabile dei viaggi ("Responsabile dei viaggi"), per gestire e soddisfare le proprie esigenze di viaggio, e uno o più organizzatori ("Organizzatore" o "Direttore viaggi") per prenotare e gestire i viaggi di singoli dipendenti ("Viaggiatori") e non dipendenti ("Ospiti"), a seconda di quanto ritenuto appropriato dall'azienda.

  • Regole relative alle prenotazioni dei Viaggiatori

Per prenotare e gestire i viaggi autonomamente, i Viaggiatori devono iscriversi a Egencia o richiedere al team di implementazione di Egencia di caricare i propri dati di profilo nel nostro sistema. I Viaggiatori non iscritti a Egencia devono rivolgersi al proprio Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore viaggi per effettuare una prenotazione. Se sei un Viaggiatore, la presente Informativa sulla privacy si applica alle modalità di raccolta e utilizzo delle informazioni personali indipendentemente dal fatto che la prenotazione e la gestione dei viaggi avvengano autonomamente o tramite il Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore viaggi. Pertanto, salvo diversa indicazione esplicita, quando utilizziamo il termine "tu" nella presente Informativa ci riferiamo a te come Viaggiatore, sia che tu stia agendo per tuo conto sia che tu ti avvalga di un Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore viaggi.

  • Responsabili dei viaggi, Organizzatori e Direttori viaggi

Pur essendo principalmente rivolta ai Viaggiatori e agli Ospiti, questa Informativa sulla privacy è applicabile anche a Responsabili dei viaggi, Organizzatori e Direttori viaggi.

Tutte le informazioni personali che un Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore viaggi ci fornisce in relazione al Programma per i viaggi d'affari vengono gestite secondo quanto stabilito nella presente Informativa sulla privacy. Egencia si riserva comunque il diritto di contattare i Responsabili dei viaggi, Organizzatori e Direttori viaggi come stabilito nel Contratto di viaggio d'affari stipulato tra noi e la loro azienda, ad esempio per commenti sul programma o per comunicazioni in merito alla relazione commerciale o a servizi nuovi o aggiornati. Questo contatto può avvenire tramite telefono, e-mail, SMS o posta.

Per la prenotazione e la gestione di viaggi per conto di un Viaggiatore o Ospite, i Responsabili dei viaggi, gli Organizzatori e i Direttori viaggi sono tenuti a ottenere il consenso del Viaggiatore o Ospite interessato, nonché ad assicurarsi che quest'ultimo riceva ed esamini le condizioni della presente Informativa sulla privacy.

Quando prenoti viaggi direttamente o tramite il Responsabile dei viaggi, l'Organizzatore o il Direttore viaggi, le persone autorizzate all'interno della tua azienda potrebbero avere accesso al tuo ID utente e al nome dell'account utente, nonché ai tuoi itinerari di viaggio e a tutte le altre informazioni incluse nel tuo account, e potrebbero anche chiederci di condividere queste informazioni con terzi per la tenuta di registri o altre finalità autorizzate. Il tuo Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore viaggi potrà anche aggiornare le impostazioni del tuo profilo (esclusi l'ID utente e la password) e le preferenze di viaggio in conformità con le istruzioni da te impartite. Avrà anche facoltà di visualizzare, modificare o cancellare qualsiasi itinerario, se necessario per seguire le tue istruzioni o per rispettare gli accordi stipulati.

  • Ambito dell'Informativa

La presente Informativa sulla privacy illustra le procedure di raccolta e utilizzo di informazioni adottate da Egencia. Le politiche o procedure seguite dalla tua azienda potrebbero essere diverse. Decliniamo pertanto ogni responsabilità in merito all'uso o alla divulgazione non autorizzata delle tue informazioni personali da parte di soggetti appartenenti alla tua azienda o rispetto a qualsivoglia atto o omissione della tua azienda o del tuo Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore viaggi. Per qualsiasi informazione sulle modalità con cui la tua azienda o il Responsabile dei viaggi, l’Organizzatore o il Direttore viaggi gestisce le informazioni personali o prenota o gestisce viaggi per tuo conto, ti invitiamo a rivolgerti alla figura competente o fare riferimento all'informativa sulla privacy della tua azienda.

QUALI INFORMAZIONI RACCOGLIAMO

Prima di accedere al sito web di Egencia è necessario effettuare l'autenticazione e l'iscrizione. In generale, Egencia raccoglie e archivia tutte le informazioni che le vengono fornite, incluse, in via esemplificativa, tutte le informazioni personali da te fornite o comunicate appositamente e volontariamente in qualsiasi altro modo. Sono incluse le informazioni che consentono l'identificazione personale ("informazioni personali"), quali nome, cognome, numero di telefono e indirizzo e-mail, i dati relativi al documento di identità (o passaporto) e le informazioni di fatturazione, come il numero, il nome del titolare e la data di scadenza della carta di credito. Possiamo anche richiedere informazioni sulle tue preferenze di viaggio, comprese le richieste relative ai pasti, la scelta dei posti a sedere, le informazioni sul programma Frequent flyer/prenotazioni alberghiere/autonoleggio e le opzioni per l'emissione del biglietto. Il Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore viaggi potrebbe fornirci altre informazioni personali su di te, ad esempio il codice fiscale del datore di lavoro.

Egencia raccoglie informazioni personali in diverse circostanze, ad esempio quando:

  • Ti iscrivi a Egencia
  • Compili un profilo viaggiatore
  • Prenoti un viaggio
  • Utilizzi il servizio Organizzatore di viaggi
  • Partecipi a un sondaggio
  • Ci contatti

Quando utilizzi il nostro sito, le app e gli strumenti o i servizi associati, possiamo raccogliere le seguenti categorie di informazioni:

Informazioni sui passeggeri: quando prenoti un viaggio tramite Egencia, quest'ultima raccoglie il nome e il cognome, il recapito telefonico e altre informazioni personali relative al Viaggiatore, necessarie per la prenotazione, come il numero del documento di identità (o passaporto) e le informazioni di fatturazione. Possiamo anche raccogliere informazioni sulle preferenze di ogni Viaggiatore, comprese le richieste relative ai pasti, la scelta dei posti a sedere, i programmi Frequent flyer/prenotazioni alberghiere/autonoleggio e i numeri di iscrizione e le opzioni per l'emissione del biglietto.

Informazioni sugli ospiti: quando effettui una prenotazione per conto di altri tramite questo sito web, può essere necessario specificare le informazioni personali e le preferenze di viaggio di tale persona. È necessario ottenere il consenso dei soggetti interessati e assicurarti che esaminino la presente Informativa sulla privacy prima di fornirci le loro informazioni personali e comunicarci le loro preferenze di viaggio, in quanto qualsiasi accesso per visualizzare o modificare i loro dati sarà possibile solo attraverso il tuo account. Le informazioni personali di quella persona verranno raccolte, utilizzate e divulgate unicamente allo scopo di effettuare una prenotazione.

Informazioni automatiche: quando visiti questo sito web vengono raccolte automaticamente alcune informazioni sul computer in uso, ad esempio l'indirizzo IP, il software del browser web (come Firefox, Safari o Internet Explorer) e il sito web di riferimento. Possiamo raccogliere anche informazioni sulla tua attività online, come i viaggi visualizzati e le prenotazioni effettuate. Queste informazioni automatiche vengono raccolte allo scopo di personalizzare la tua esperienza e rilevare e prevenire eventuali frodi. Per ulteriori informazioni, consulta la nostra Politica sui cookie.

Monitoraggio delle chiamate: le chiamate ricevute o effettuate dal nostro servizio di Assistenza clienti potrebbero essere registrate o monitorate per finalità di controllo qualità e formazione del personale. Le registrazioni delle chiamate verranno conservate per il tempo ragionevolmente necessario o richiesto per legge, prima di essere eliminate. Qualsiasi informazione personale ottenuta da te durante la chiamata verrà trattata secondo quanto previsto dalla presente Informativa sulla privacy.

Altre Comunicazioni Online: qualsiasi interazione con noi attraverso il nostro sito web o altra tecnologia, come ad esempio una chat, sarà registrata e monitorata a fini di controllo qualità, per tutelarci in caso di controversia legale e a scopo di formazione del personale. Queste informazioni verranno elaborate e conservate in conformità con la presente Informativa sulla privacy.

Categorie speciali di informazioni personali: alcuni tipi di informazioni personali, ad esempio alcuni codici identificativi emessi dall'amministrazione pubblica, o le informazioni relative a fede religiosa, stato di salute o preferenze sessuali, sono considerati dati sensibili e richiedono una protezione aggiuntiva ai sensi delle leggi vigenti. Limitiamo le circostanze nelle quali possiamo raccogliere informazioni sensibili; esempi di queste informazioni includono:

  • informazioni di tipo sanitario: potrebbero essere necessarie per fornirti una sistemazione di viaggio adeguata e per specificare requisiti di accessibilità o di una struttura;
  • codici identificativi emessi dall'amministrazione pubblica, come il numero di passaporto o della patente di guida: possono essere richiesti per voli, noleggio di veicoli o altre prenotazioni di viaggio;
  • altre informazioni che puoi specificare a tua discrezione e che possono implicare o suggerire dati come quelli relativi a fede religiosa, stato di salute o altro, come ad esempio esigenze alimentari.

Mancata comunicazione delle informazioni: per accedere al sito web di Egencia è richiesto l'inserimento di credenziali di accesso, ovvero ID utente e password. Quando programmi un viaggio o effettui prenotazioni mediante questo sito web è necessario fornire le informazioni di contatto e le informazioni finanziarie richieste. Le informazioni di contatto saranno utilizzate per la prenotazione dei servizi richiesti, per l'invio dei dettagli della conferma, per la fatturazione e per l'invio di comunicazioni su aggiornamenti o modifiche ai piani di viaggio. Se non ci fornisci le informazioni richieste, non potrai accedere al sito web Egencia e non saremo in grado di evadere le tue richieste o i tuoi ordini.

Utilizzo delle tue informazioni: Egencia usa dati sensibili per la fatturazione, ad esempio il nome del titolare, il numero e la data di scadenza della carta di credito, allo scopo di completare le prenotazioni di viaggio che effettui sul nostro sito. Usiamo altre informazioni personali per le seguenti finalità di carattere generale: completare la tua iscrizione a Egencia; fornirti i prodotti e i servizi richiesti; trasmetterti la conferma del viaggio e i relativi aggiornamenti; inviarti notifiche di viaggio; fornirti informazioni sugli aggiornamenti di servizio e sui servizi che potrebbero essere di tuo interesse; comunicare con te in generale; rispondere alle tue domande e ai tuoi commenti; valutare l'interesse verso i nostri prodotti, servizi e siti web e migliorarli; personalizzare la tua esperienza con Egencia; facilitare rimborsi nell'ambito dei nostri programmi fedeltà a cui scegli di aderire; richiederti informazioni anche attraverso sondaggi; risolvere controversie, riscuotere pagamenti o risolvere problemi; prevenire attività potenzialmente vietate o illegali; applicare i nostri Termini di utilizzo; e per le ulteriori finalità illustrate al momento dell'inserimento dei dati.

Base giuridica per il trattamento delle informazioni personali: normalmente raccogliamo informazioni personali da te unicamente (i) laddove siano necessarie per l'esecuzione di un contratto concluso tra di noi, (ii) laddove il loro trattamento risponda a un nostro interesse legittimo (o a quello di terzi) rispetto al quale i tuoi diritti non siano prioritari o (iii) laddove disponiamo del tuo consenso a tale raccolta. In alcuni casi saremo obbligati a raccogliere le informazioni personali per adempiere a un obbligo giuridico, ad esempio laddove dobbiamo utilizzare la cronologia delle transazioni per adempiere ai nostri obblighi finanziari e fiscali ai sensi di legge.

Se ti chiediamo di fornirci informazioni personali per soddisfare un requisito di legge o per eseguire un contratto precedentemente concluso, specificheremo la nostra richiesta al momento opportuno indicando l'obbligatorietà o meno del conferimento dei dati (e specificando le possibili conseguenze qualora non venissero forniti).

Se raccogliamo e utilizziamo le informazioni personali in base ai nostri legittimi interessi (o di quelli di terzi), tali interessi consisteranno generalmente nel rendere possibile l'operatività della nostra piattaforma e la comunicazione con te nella misura necessaria per fornire i servizi, svolgere verifiche di sicurezza quando veniamo contattati e per il nostro legittimo interesse commerciale, ad esempio per rispondere alle tue domande, migliorare la nostra piattaforma, intraprendere attività di marketing, o al fine di individuare o prevenire possibili attività illegali. Potremmo essere titolari di altri interessi legittimi e, se del caso, chiariremo al momento opportuno quali essi siano.

CON CHI CONDIVIDIAMO LE TUE INFORMAZIONI

Egencia e i suoi fornitori di servizi possono condividere le tue informazioni con i seguenti soggetti:

  • Fornitori, ad esempio alberghi, compagnie aeree, aziende ferroviarie, agenzie di autonoleggio o altri fornitori di servizi che adempiono alle tue prenotazioni di viaggio. In questo sito web tutti i servizi erogati da fornitori terzi sono descritti come tali. Questi fornitori tratteranno i tuoi dati in conformità con la propria informativa sulla privacy. Ti invitiamo pertanto a prendere visione delle norme a tutela della privacy adottate dai vari fornitori di viaggio, i cui prodotti vengono acquistati tramite Egencia. Tieni presente che questi fornitori potrebbero anche contattarti, se necessario, per ottenere ulteriori informazioni che ti riguardano o per facilitare le tue prenotazioni di viaggio.
  • Società esterne che possono fornire servizi o funzioni per conto di Egencia, incluse
    le procedure di elaborazione delle carte di credito, le analisi commerciali, l'assistenza clienti, la distribuzione di newsletter o sondaggi tramite e-mail e la prevenzione di frodi. Su istruzione del tuo datore di lavoro, possiamo anche condividere le tue informazioni personali con società esterne che forniscono servizi quali il controllo e il rimborso delle spese. Queste società hanno accesso alle informazioni personali necessarie per eseguire queste funzioni, ma non sono autorizzate a condividerle e usarle per altri scopi. Per ulteriori informazioni sul trattamento dei tuoi dati personali da parte dei nostri fornitori di servizi, contattaci come indicato nella sezione seguente "Come contattarci".
  • Altri membri dell'azienda, ad esempio il tuo Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore viaggi, come descritto nella sezione "Responsabili dei viaggi, Organizzatori e Direttori viaggi" di cui sopra.
  • Altre società della famiglia Egencia Alcune informazioni possono essere condivise con le nostre società affiliate a scopo di hosting, archiviazione e reporting in modo tale che noi e tali società affiliate possiamo gestire, analizzare e migliorare i nostri e i loro servizi. Qualora abbia accesso alle tue informazioni allo scopo di fornire servizi per nostro conto, una società affiliata è tenuta a seguire norme con restrizioni analoghe a quelle descritte nella presente Informativa sulla privacy.

Noi e i nostri fornitori di servizi possiamo condividere le tue informazioni anche nei seguenti casi:

  • su tua richiesta esplicita;
  • a seguito di citazioni, ingiunzioni o altri procedimenti giudiziari; per affermare o esercitare i nostri diritti legali; per difenderci da pretese legali o in altri casi previsti per legge. In tali casi, ci riserviamo il diritto di sollevare o rinunciare a eventuali obiezioni legali o diritti a noi spettanti;
  • quando consideriamo opportuno indagare, adottare misure preventive o agire in sede legale in relazione ad attività illecite o ritenute tali; per proteggere e difendere i diritti, il patrimonio o la sicurezza di Egencia, dei nostri clienti o di altri; e in relazione alle nostre Condizioni di utilizzo e altri accordi;
  • con forze dell'ordine e governi in tutto il mondo per finalità connesse a sicurezza, dogana e immigrazione. Ad esempio, in base alla legge statunitense, l'Ufficio statunitense delle dogane e della protezione delle frontiere del Dipartimento per la sicurezza interna degli Stati Uniti richiede che prima del viaggio vengano forniti al Dipartimento determinate informazioni sui viaggi e sulle prenotazioni, note come Passenger Name Record (PNR), relative ai passeggeri in uscita o in entrata negli Stati Uniti o in transito nello spazio aereo statunitense. Queste informazioni possono essere condivise con le compagnie aeree o altri fornitori di viaggi affinché possano inoltrarle alle forze dell'ordine e ai governi applicabili.
  • nell'ambito di una transazione societaria proposta o realizzata, ad esempio cessione, fusione, consolidamento o vendita di beni o nell'improbabile eventualità di fallimento.

LE TUE SCELTE IN RELAZIONE ALLA RACCOLTA E ALL'UTILIZZO DELLE INFORMAZIONI PERSONALI

Puoi accedere, aggiungere, aggiornare o eliminare informazioni nelle pagine Il mio profilo e I miei itinerari e chiudere il tuo account come descritto di seguito.

Puoi anche inviare una richiesta scritta di accesso alle tue informazioni personali che Egencia conserva in archivio. In questo caso, Egencia ha il diritto di richiedere un'identificazione appropriata prima di soddisfare tale richiesta. Per richiedere per iscritto di prendere visione delle tue informazioni personali, puoi contattarci ai recapiti indicati sotto nella sezione "Come contattarci". Ci adopereremo per rispondere nel più breve tempo possibile e in ogni caso entro i tempi previsti per legge.

Alcuni Paesi e regioni riconoscono ai residenti ulteriori diritti sulle informazioni personali. Questi diritti aggiuntivi variano a seconda del Paese e della regione e possono includere la possibilità di:

  • richiedere una copia delle informazioni personali;
  • richiedere informazioni sulle finalità delle attività di trattamento;
  • richiedere informazioni sulle tue informazioni personali che sono state vendute o divulgate per scopi commerciali;
  • richiedere la cancellazione delle informazioni personali;
  • opporsi all'impiego o alla divulgazione delle informazioni personali;
  • limitare il trattamento delle informazioni personali;
  • revocare il consenso alla cessione delle informazioni personali;
  • trasferire le informazioni personali;
  • richiedere informazioni sulla logica cui risponde il processo decisionale automatizzato utilizzato nelle nostre pratiche per la prevenzione delle frodi e sui risultati di tali decisioni.

Il modo più semplice per inviare la tua richiesta è tramite la sezione "Come contattarci" in calce alla presente Informativa sulla privacy. Non ti discrimineremo in alcun modo per aver fatto valere questi diritti.

Oltre ai diritti già citati, hai il diritto di presentare reclamo presso un'autorità per la protezione dei dati in merito alla raccolta e all'utilizzo delle informazioni personali. Tuttavia, ti invitiamo a contattarci preventivamente e faremo del nostro meglio per risolvere eventuali problemi. La richiesta può essere inviata utilizzando le informazioni contenute nella sezione "Come contattarci". Rispondiamo a tutte le richieste che riceviamo da persone fisiche che vogliono esercitare i loro diritti in materia di protezione dei dati personali in conformità alle leggi applicabili in materia.

In quanto partecipante al Programma Egencia, puoi ricevere comunicazioni sulle novità e sugli aggiornamenti relativi ai viaggi. L'iscrizione a tali newsletter via e-mail può essere annullata in qualsiasi momento nella pagina Il mio profilo nella sezione relativa alle impostazioni e-mail o informando il Responsabile dei viaggi, Organizzatore o Direttore viaggi della tua intenzione di non ricevere più tali comunicazioni da Egencia. In ogni messaggio inviato sarà inoltre presente un'opzione specifica per annullare l'iscrizione al servizio. Egencia si riserva il diritto di inviare altre comunicazioni, tra cui annunci di servizi, messaggi amministrativi e sondaggi relativi al tuo account Egencia o alle tue transazioni con Egencia, senza offrirti la possibilità di rifiutarne esplicitamente la ricezione.

USO DELLE APP EGENCIA PER CELLULARI E TABLET ("APP PER DISPOSITIVI MOBILI")

Quando utilizzi un'app Egencia Mobile, le informazioni vengono raccolte e utilizzate con le stesse modalità e finalità adottate per il nostro sito web. Inoltre, ci serviamo di informazioni aggiuntive raccolte automaticamente durante l'utilizzo delle nostre app per dispositivi mobili. In particolare:

  • raccogliamo informazioni sulle funzionalità dell'app per dispositivi mobili a cui accedi e che utilizzi; Queste informazioni ci consentono di individuare le funzionalità più apprezzate dagli utenti e continuare a migliorare la nostra app per dispositivi mobili;
  • se usi un'app per dispositivi mobili per trovare un hotel usando la posizione attuale, ci serviamo delle informazioni di localizzazione fornite dal dispositivo mobile tramite il GPS o altre tecnologie analoghe per mostrare le strutture alberghiere situate nelle vicinanze. Non raccogliamo dati sulla posizione a meno che non acconsenti esplicitamente cliccando sulla funzionalità per la ricerca di hotel usando la posizione corrente come destinazione oppure non attivi l'opzione per la raccolta di dati sulla posizione nel menu di impostazioni del telefono. Se acconsenti alla condivisione delle informazioni sulla posizione tramite l'app o le impostazioni del dispositivo, queste informazioni sulla posizione possono essere utilizzate e condivise per proporre hotel o soluzioni di trasporto specifiche della località oppure per fornire altre informazioni o servizi pertinenti;
  • ogni app per dispositivi mobili ci invierà anche informazioni per la segnalazione di errori in caso di blocco o arresto anomalo. I report sugli errori ci consentono di individuare le cause dell'errore e migliorare la stabilità dell'app in versioni future. I report sugli errori rilevati contengono informazioni sul tipo e sulla versione del dispositivo in uso, ID cliente, l'ora in cui si è verificato l'errore, la funzionalità utilizzata in quel momento e lo stato dell'applicazione al momento dell'errore. Queste informazioni vengono utilizzate al solo scopo di individuare la causa dell'errore e porvi rimedio;
  • è possibile che ti vengano inviate notifiche push riguardanti variazioni di stato dei voli o altre notizie concernenti i tuoi viaggi. Possiamo usare le notifiche push anche per fornire comunicazioni fondamentali del responsabile dei viaggi/datore di lavoro in caso di emergenza. Queste autorizzazioni possono essere gestite in qualsiasi momento dalle impostazioni del dispositivo mobile;
  • se selezioni la funzionalità per contattare un operatore e scegli l'opzione per essere richiamato o richiamata dalla pagina di aiuto di Egencia, dove questa funzionalità è presente, l'app invierà il tuo ID cliente, informazioni sull'itinerario ed eventualmente altre informazioni sull'utilizzo recente dell'App al consulente di viaggio. In questo modo, l'interazione con l'Assistenza clienti sarà più veloce, immediata ed efficace.

In ogni momento potrai controllare determinate informazioni che ci vengono inviate da un'app per dispositivi mobili. Puoi disattivare l'opzione per la raccolta di dati sulla posizione tramite il menu di impostazioni del telefono. In alternativa, puoi eliminare l'App dal dispositivo e accedere ai nostri servizi tramite il sito web o telefonicamente.

COME PROTEGGIAMO LE TUE INFORMAZIONI

Il nostro intento è che tu utilizzi i nostri servizi per pianificare e prenotare viaggi con la massima fiducia, e ci impegniamo a proteggere le informazioni che raccogliamo. Sebbene nessuna azienda possa garantire la sicurezza assoluta, abbiamo messo a punto opportune misure di sicurezza fisica e tecnico-organizzative miranti a proteggere i dati personali posti sotto la nostra custodia e il nostro controllo. Ad esempio, l'accesso ai dati personali è consentito solo ai dipendenti autorizzati e solo per specifiche finalità aziendali. Inoltre, nella trasmissione di informazioni personali sensibili dal tuo sistema al nostro utilizziamo procedimenti di crittografia, oltre a firewall e a tecniche per il rilevamento delle intrusioni per prevenire l'accesso ai tuoi dati da parte di soggetti non autorizzati.

COME PUOI ACCEDERE ALLE TUE INFORMAZIONI

Puoi accedere alle tue informazioni nelle seguenti aree di questo sito web:

Account personale
Dalle pagine Il mio profilo di Egencia è possibile consultare e modificare le impostazioni del tuo account. Le opzioni relative alle impostazioni e-mail ti consentono di modificare l'indirizzo e-mail e di gestire le tue preferenze di comunicazione. Puoi anche cambiare le preferenze e-mail cliccando su "annulla iscrizione" tramite il link che trovi in calce alle e-mail che hai ricevuto, nonché cambiare la password e impostare l'accesso automatico tramite password a questo sito web. Quando effettua l'accesso al tuo profilo Egencia, un Responsabile dei viaggi può aggiungere nuovi utenti, aggiornare lo stato o cancellare i profili utente esistenti, aggiornare o correggere nomi, numeri di telefono, informazioni sul documento di identità (o passaporto) e contatti d'emergenza per i Viaggiatori associati al tuo profilo, nonché aggiornare le tue preferenze di viaggio.

Richiedere la chiusura di un account
Per chiudere un account Egencia puoi contattarci secondo le modalità indicate di seguito. Dopo la chiusura di un account non puoi più effettuare l'accesso né accedere alle informazioni che vi sono associate, ma puoi aprire un nuovo account in qualsiasi momento. Ti invieremo un'e-mail di conferma della chiusura dell'account all'indirizzo e-mail indicato nel profilo.

I MIEI ITINERARI

Nella pagina I miei itinerari del sito web di Egencia gli iscritti possono consultare, aggiornare o cancellare gli itinerari salvati. Se segnali a Egencia che alcune informazioni personali che ti riguardano sono inesatte, incomplete e non aggiornate, Egencia adotterà le misure ragionevolmente necessarie per correggerle.

COLLEGAMENTI ESTERNI

Qualora una o più sezioni di questo sito web includano collegamenti ad altri siti web non gestiti da noi, a tali siti web non si applicherà la presente Informativa sulla privacy. Consigliamo pertanto di leggere con attenzione le informative sulla privacy disponibili su tali siti esterni per comprendere le relative procedure per la raccolta, l'utilizzo e la divulgazione delle informazioni personali.

DOVE SONO ARCHIVIATI I TUOI DATI

Egencia archivia e tratta le Informazioni personali relative ai Viaggiatori in ambienti sicuri situati negli Stati Uniti e in altri paesi. In relazione al trattamento dei dati dei viaggiatori non statunitensi, per fornire i propri servizi Egencia deve trasferire i tuoi dati personali alle proprie affiliate e/o ai propri fornitori di servizi per il trattamento negli Stati Uniti ed eventualmente in altri paesi diversi da quello in cui risiedi, le cui normative in materia di protezione dei dati possono differire da quelle in vigore nel tuo Paese. Egencia garantirà che le tue informazioni personali rimangano protette in conformità alla presente Informativa sulla privacy e ai requisiti delle normative vigenti in materia di protezione dei dati, ovunque le tue informazioni vengano trattate. Egencia continua ad applicare all'interno del gruppo clausole contrattuali standard, ove applicabili, per coprire il trasferimento di informazioni personali dell'UE verso gli Stati Uniti.

Ci assicuriamo che tutti i nostri fornitori terzi di servizi destinatari del trasferimento di dati dispongano di misure di sicurezza adeguate a proteggere le tue informazioni personali. Il meccanismo di adeguatezza potrebbe consistere in: (i) stato di paese adeguato, ossia con sede in un paese che la Commissione europea ha ritenuto "adeguato" poiché le sue norme sulla protezione dei dati sono simili a quelle dell'Unione europea; oppure (ii) clausole contrattuali standard.

CONSERVAZIONE DEI DATI

Le tue informazioni verranno conservate solo per il tempo strettamente necessario in base ai nostri obiettivi aziendali e alle norme di legge. Facciamo tuttavia notare che alcune informazioni potrebbero essere conservate anche dopo la chiusura del tuo account, ad esempio qualora ciò fosse necessario per adempiere ai nostri obblighi di legge, compresa la conservazione delle informazioni per finalità fiscali e contabili. Provvederemo a de-identificare, anonimizzare o aggregare le informazioni personali qualora intendessimo utilizzarle a scopi analitici o di analisi delle tendenze su periodi più lunghi.

I criteri utilizzati per stabilire il periodo di conservazione sono:

  • la durata del nostro rapporto con te, compresi eventuali account aperti con Egencia, prenotazioni recenti o altre transazioni effettuate sul nostro sito;
  • l'esistenza o meno di un obbligo giuridico connesso alle informazioni personali, come ad esempio l'obbligo di tenere un registro delle transazioni effettuate;
  • l'esistenza o meno di obblighi giuridici attuali e rilevanti che influiscono sulla durata della conservazione delle informazioni personali, compresi gli obblighi contrattuali, le controversie legali, i termini di prescrizione e le indagini normative.

MODIFICHE ALLA PRESENTE INFORMATIVA SULLA PRIVACY

Egencia potrà aggiornare la presente Informativa sulla privacy in futuro. In caso di variazioni sostanziali alla presente Informativa sulla privacy, invieremo una notifica all'indirizzo e-mail fornitoci oppure renderemo nota la modifica mediante apposita comunicazione sul nostro sito web. Per risalire alla data dell'ultimo aggiornamento, controlla la data di "ultimo aggiornamento" visualizzata all'inizio.

COME CONTATTARCI

Per qualsiasi chiarimento in merito alla presente Informativa sulla privacy o alle misure a tutela della privacy in generale, puoi contattarci tramite:

  • E-mail - Se hai domande o lamentele su GBT (Global Business Travel) e sulla privacy, oppure per esercitare i tuoi diritti, contatta l'ufficio per la protezione dei dati qui.
  • Posta. Il nostro indirizzo è: Global Privacy Team, American Express Global Business Travel, 5 Churchill Place, Canary Wharf, London E14 5HU, UK.

Informazioni sul titolare del trattamento per Egencia:

Titolare del trattamento per il Belgio

Egencia Belgium SA

Titolare del trattamento per la Francia

Egencia France SAS

Titolare del trattamento per la Norvegia

Egencia Norway AS

Titolare del trattamento per la Danimarca

Egencia Denmark A/S

Titolare del trattamento per la Finlandia

Egencia Finland Oy

Titolare del trattamento per la Germania

Egencia GmbH

Titolare del trattamento per la Svezia

Egencia Sweden AB

Titolare del trattamento per il Regno Unito

Egencia UK ltd

Titolare del trattamento per gli Stati Uniti e l'area APAC (Cina inclusa)

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Egencia è al 100% di proprietà di American Express Global Business Travel (GBT). GBT è una joint venture la cui proprietà non è interamente di American Express Company o di una qualsiasi delle sue consociate (American Express). "American Express Global Business Travel", "American Express" e il logo di American Express sono marchi registrati di American Express e sono utilizzati con licenza limitata. "American Express Meetings & Events" è una divisione di GBT.