Gestisci le spese in linea con le tue esigenze
Elabora il tuo programma di viaggio con soluzioni per la gestione delle spese facili e intuitive.
Una gestione semplificata delle spese di viaggio
Gestire le spese di viaggio è un'attività tutt'altro che facile.
Che la tua azienda sia una multinazionale o una piccola-media impresa, per far quadrare i conti devi sempre tenere monitorati il budget e le spese di viaggio effettuate a discrezione dei viaggiatori. Di conseguenza è importante tenere traccia di qualsiasi spesa, anche quando non risulta approvata nel sistema.
Fortunatamente è possibile semplificare questa procedura optando per una soluzione efficiente, di facile rendicontazione, che favorisca la conformità e ti permetta di avere un quadro della situazione chiaro ed esaustivo.
Egencia ti offre tutta la comodità di una soluzione completa o l'assistenza specifica per adeguare le spese di viaggio alle tue direttive. In ogni caso, qualsiasi siano le tue esigenze, noi possiamo aiutarti a individuare la migliore soluzione di gestione delle spese e a integrarla nel tuo programma di viaggio.
Un'unica soluzione per gestire i viaggi e la spesa
Sappiamo quanto sia importante monitorare il budget di viaggio. Con la nostra soluzione hai accesso a un sistema di reportistica semplice ed efficace che raggruppa in un unico posto tutte le spese.
- Controlla quotidianamente le spese di viaggio.
- Organizza i principali campi dati per agevolare la rendicontazione e la pianificazione finanziaria.
- Gestisci con facilità i report dei dipendenti per controllare l'utilizzo delle carte di credito personali o aziendali.
- Riconcilia velocemente i costi sostenuti a livello centrale per il pagamento delle carte di credito per la corretta iscrizione delle spese di viaggio nei registri contabili.
Snellisci le procedure e le direttive
Le procedure e le direttive per la spesa di viaggio devono essere al servizio della tua azienda. Risparmia tempo e denaro con una soluzione in grado di soddisfare tutti i tuoi obiettivi.
- Crea profili viaggiatori e preferenze di prenotazione per favorire la conformità alle direttive.
- Configura i campi dati in base alle tue esigenze di reportistica.
- Prevedi la massima flessibilità per i metodi di pagamento.
- Utilizza i flussi di dati nelle spese di viaggio e nei relativi report.
- Garantisci la compatibilità con le tue procedure di riconciliazione e di reportistica delle spese.
- Assicura la corrispondenza con i registri contabili.
Egencia offre una soluzione completamente integrata per le spese di viaggio, creando un’esperienza che include la prenotazione, l’esecuzione e la gestione dei costi direttamente nella nostra piattaforma. Questa è la soluzione ideale per le aziende che vogliono una soluzione completa per i loro programmi di viaggio.
Gestione delle spese per aziende di qualsiasi dimensione
È importante rispettare i requisiti relativi alle attività di riconciliazione specifici per la tua azienda. Semplifica il processo di riconciliazione della contabilità generale, incluse le carte di credito e gli estratti conto. Trasmetti con facilità i dati relativi alle transazioni online e offline al tuo sistema di gestione delle spese.
Invia automaticamente i dati di viaggio a sistemi di gestione delle spese dedicati, ai partner per la gestione dei rischi di viaggio e ai tuoi sistemi ERP con Open Connect.
Questo sistema, attualmente disponibile nel Nord America, permette ai tuoi viaggiatori di consolidare le ricevute con gli addebiti su una o più carte di credito personali, con un conseguente aumento della conformità e un maggiore controllo della spesa. Usa Open Sync* per assistere i dipendenti che usano le loro carte di credito personali per le spese di viaggio. Open Sync raggruppa tutte le spese e crea in automatico un foglio di calcolo da esportare e inviare ai tuoi partner.
*Disponibile solo nel Nord America.
Il giusto equilibrio tra le esigenze aziendali e quelle di chi viaggia
Per una corretta registrazione contabile, devi assicurarti che gli estratti conto bancari corrispondano al 100% agli importi della carta di credito. Egencia può aiutarti a trasmettere con facilità e precisione i dati relativi alle transazioni (online, offline e con campi dati personalizzati) al tuo sistema di gestione delle spese. Inoltre, grazie alla nostra collaborazione con partner per la gestione delle spese e fornitori di servizi di pagamento, puoi accedere a report sui dati di fatturazione da esportare per le attività di riconciliazione.
Da dove iniziare
Lavoriamo fianco a fianco ai nostri clienti per capire le loro necessità e aiutarli a individuare la procedura di gestione delle spese, le soluzioni per la gestione dei dati e le app per dispositivi mobili che meglio rispondono alle loro esigenze.
Sono molti i modi in cui puoi inserire i dati di viaggio in un sistema di gestione delle spese. Grazie alle nostre partnership con fornitori in tutto il mondo, siamo in grado di proporti un ampio ventaglio di possibilità, con soluzioni convenienti e altamente personalizzate. Il nostro obiettivo è aiutarti a ridurre al minimo le procedure manuali, alleggerendo il lavoro dei responsabili dei viaggi, dei viaggiatori e dell'ufficio contabilità.
Fare calcoli non deve più essere un'attività lunga ed estenuante. Mettiti in contatto con noi per scoprire quali sono le tue necessità di gestione delle spese.
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