Gestire i viaggi di lavoro:

cosa devi sapere e prima dopo aver prenotato il tuo viaggio.

Gestire i rischi di viaggio:

implementa le procedure consigliate per gestire i rischi di viaggio tramite comunicazioni ai viaggiatori, conformità alle direttive e report.

Prepararsi per il post COVID-19:

ottimizza il tuo programma di viaggio, le direttive e la gestione dei rischi e preparati per tornare a viaggiare.

Gestire i viaggi di lavoro

1. Quando potrò riprendere i viaggi di lavoro?  
   
   Consulta i siti del governo e delle autorità sanitarie del tuo paese e di quello dove devi recarti e scopri quando sarà sicuro riprendere gli spostamenti per te e i tuoi viaggiatori. Puoi fare riferimento alle raccomandazioni dell'Organizzazione mondiale della sanità (OMS) .  
   
   Non importano il numero e le destinazioni dei tuoi viaggi, ti raccomandiamo comunque di seguire sempre le indicazioni dei governi locali e delle autorità sanitarie, che potrebbero prevedere distanziamento sociale, obbligo di indossare una mascherina e di lavare spesso le mani. Alcune compagnie aeree potrebbero applicare disposizioni più restrittive rispetto ai regolamenti e alle raccomandazioni dei governi locali.  
   
   Alcuni confini sono stati già riaperti consentendo la ripresa dei viaggi internazionali. Prima di organizzare il tuo viaggio, leggi con attenzione le raccomandazioni di viaggio e i requisiti per entrare nel paese di arrivo. Usa questa lista di controllo per la sicurezza prima della partenza quando organizzi un viaggio.  
    
2. Quali restrizioni agli spostamenti sono attive?  
   
   A seguito della diffusione del COVID-19, molti paesi hanno aggiornato i requisiti per l'ingresso di viaggiatori nel proprio territorio. Questi requisiti sono differenti di stato in stato ed è possibile che venga negato l'ingresso nel paese o che sia richiesto un periodo di quarantena al momento dell'arrivo. Inoltre, vengono aggiornati spesso, per cui è opportuno verificare i regolamenti e consultare Egencia Travel Advisor prima di prenotare, e di nuovo subito prima di metterti in viaggio. Le restrizioni di viaggio possono variare molto tra differenti stati e paesi.  
    
3. Quali sono le politiche per le cancellazioni di noleggio auto, hotel e voli?  
   
   Molte compagnie aeree, hotel e compagnie di noleggio auto hanno adottato politiche speciali per la cancellazione flessibile, nel caso tu debba modificare o annullare i tuoi programmi di viaggio. Leggi le politiche per scoprire come gestire le tue prenotazioni. 
4. Come faccio a modificare o cancellare i miei itinerari online?  
   
   Puoi modificare le tue prenotazioni online, o dall'app per dispositivi mobili, accedendo al tuo account Egencia. Se devi cancellare un itinerario, in questo video trovi una guida passo passo per effettuare l'operazione.  
    
5. Nel caso di un viaggio di lavoro essenziale, come faccio a proteggermi, o a proteggere i miei viaggiatori?  
   
   Chi viaggia per lavoro dovrebbe leggere questi sei consigli per un viaggio sicuro e scaricare questa lista di controllo con raccomandazioni di sicurezza per i viaggi di lavoro da tenere presenti prima di partire. Puoi anche accedere al tuo account Egencia e consultare la pagina online.  
    
6. Come gestisco i rimborsi e i crediti delle compagnie aeree?  
   
   Le politiche di cancellazione sono differenti da compagnia a compagnia ed è possibile che tu riceva rimborsi sotto forma di crediti. Per informazioni sui rimborsi e i crediti delle compagnie aeree, contatta il tuo account manager. Ecco cosa fare per i biglietti non utilizzati.  
    
7. È disponibile un'assicurazione di viaggio?  
   
   Allianz partecipa al programma Egencia Advantage e fornisce copertura assicurativa ai viaggiatori che si spostano in aereo. I pacchetti assicurativi di Allianz per i viaggiatori in genere non coprono perdite legate al Coronavirus, comprese quelle dovute a restrizioni agli spostamenti imposti dai governi nazionali o altre limitazioni dovute al COVID-19. Ti invitiamo a verificare eventuali restrizioni prima di acquistare voli.  
    
8. Posso soggiornare in hotel durante l'epidemia di COVID-19?  
   
   Gli hotel di tutto il mondo stanno adottando misure sanitarie, di pulizia e di sicurezza rafforzate. Abbiamo aggiornato l'esperienza di prenotazione per gli hotel, online e dall'app per dispositivi mobili di Egencia, per consentirti di visualizzare le misure di disinfezione e le procedure di pulizia adottate dagli hotel.

Gestire i rischi di viaggio

1. Quali sono le linee guida per l'obbligo di diligenza e come posso gestire i rischi durante l'epidemia di COVID-19?  
   
   Dato che la sicurezza dei viaggiatori è fondamentale per qualunque responsabile dei viaggi d'affari, ecco alcune raccomandazioni da seguire sulla gestione dei rischi per il tuo programma di viaggio. Egencia® Travel Advisor ti permette di accedere alle informazioni a livello di paese, per impostare direttive di viaggio adeguate per viaggi nazionali e internazionali.  
   
   I clienti possono accedere all'Egencia® Travel Advisor per ottenere le informazioni necessarie.  
   
   Altrettanto importante è definire una strategia di comunicazione interna per i viaggiatori. Sfrutta i consigli dei responsabili dei viaggi e di dirigenti da tutto il mondo su come comunicare nel miglior modo possibile le linee guida sull'obbligo di diligenza a viaggiatori e stakeholder.  
    
2. Cosa dovrei fare o evitare di fare nella gestione dei viaggi di lavoro?  
   
   Leggi questi consigli e raccomandazioni sui viaggi di lavoro da parte di esperti responsabili di viaggi e di account manager di Egencia che ti aiuteranno a ottimizzare il tuo programma in questo periodo e a prepararti alla piena ripresa dei viaggi.  
    
3. Cosa posso fare per la sicurezza dei viaggiatori della mia azienda?  
   
   Puoi (e dovresti) fare diverse cose per dare supporto ai tuoi dipendenti che dovranno viaggiare per lavoro, dalla gestione in tempo reale degli aggiornamenti delle politiche all'invio immediato di comunicazioni urgenti. Questa lista di controllo per la sicurezza dei viaggi di lavoro ti aiuta a capire se la tua attuale società di gestione dei viaggi (o il tuo programma aziendale) ti aiutano a rispettare al meglio l'obbligo di diligenza nei confronti dei tuoi viaggiatori.  
   
   Condividi questa lista di controllo sugli interventi per la sicurezza che possono essere eseguiti prima di partire con i viaggiatori della tua azienda e aiutali a sentirsi pronti e sicuri quando riprenderanno gli spostamenti.  
    
4. Come faccio a usare i report sui viaggi per monitorare l'impatto del Coronavirus?  
   
   Egencia Analytics Studio può aiutarti a monitorare le prenotazioni di voli e hotel per tenere sotto controllo l'impatto finanziario del COVID-19 sulla tua attività. Forniamo anche consulenza per la gestione dei viaggi per aiutarti a misurare l'efficienza del tuo programma.  
   
   Nell'eventualità che tu debba individuare con urgenza viaggiatori a rischio, dalla pagina Localizza i viaggiatori di Egencia potrai vedere le prenotazioni in corso e quelle future. Avrai anche la possibilità di vedere gli itinerari dei tuoi dipendenti a partire da 30 giorni prima, per verificare i loro spostamenti.

Preparare il tuo programma di viaggio per il post COVID-19

1. Come posso preparare il mio programma di viaggio per il post COVID-19?  
   
   Il tuo programma avrà probabilmente bisogno di qualche correzione per adattarsi ai cambiamenti dei viaggi d'affari quando la crisi legata al COVID-19 sarà terminata. Segui questa guida passo passo su come ripensare il tuo programma di viaggio , dalla definizione di nuovi obiettivi alla pianificazione di una strategia di comunicazione, oppure guarda il nostro webinar per assicurarti di aver analizzato tutte le sfaccettature, dalle fasi prima della partenza fino al ritorno da un viaggio.  
    
2. Come faccio ad adeguare le direttive di viaggio della mia azienda quando la pandemia di COVID-19 sarà finita  
   
   Predisporre direttive di viaggio dettagliate è un aspetto cruciale in questo momento. Usa questa guida alle direttive per i viaggi d'affari per sostenere i bisogni della tua organizzazione e dei tuoi viaggiatori in vista della ripresa dei viaggi di lavoro post COVID-19.  
    
3. Come posso prepararmi ad affrontare i prossimi viaggi di lavoro?  
   
   Il settore dei viaggi sta andando incontro a continui cambiamenti e sfide come mai prima nella sua storia e stiamo imparando velocemente ad affrontarli in sicurezza, con la massima cautela. Egencia Travel Advisor fornisce informazioni basate su dati provenienti dai singoli paesi e propone standard per salute e sicurezza che possono aiutarti a prendere decisioni più consapevoli alla ripresa dei viaggi.  
   
   Molti responsabili per i viaggi aziendali stanno anche pianificando come assicurare spostamenti sicuri per i dipendenti quando i viaggi d'affari riprenderanno. Fai tesoro dell'esperienza di altri responsabili dei viaggi e scopri quali misure stanno prendendo per preparare i loro programmi di viaggio e i loro viaggiatori ai prossimi spostamenti per lavoro. Scopri anche come si stanno riorganizzando i fornitori di servizi per i viaggi di lavoro, con iniziative che puntano sulla flessibilità e danno massima priorità a salute e sicurezza.  
   
   I responsabili dei viaggi possono entrare a far parte della comunità Egencia Connect e parlare con altri professionisti delle misure che stanno prendendo per preparare il ritorno ai viaggi.  
    
4. Quali sono le procedure consigliate che posso implementare nel mio programma di viaggio per la gestione del rischio ?  
   
   Accertati di impostare nelle direttive l'approvazione per le destinazioni a rischio. Ricorda ai viaggiatori di tenere sempre aggiornate le informazioni di contatto, e informali su come ti terrai in comunicazione con loro mentre saranno via.  
    
5. È una buona idea affidarsi a una società di gestione dei viaggi durante il COVID-19?  
   
   Trovare la giusta società per la gestione dei viaggi aziendali è più importante che mai. Una società specializzata può aiutarti a trovare le soluzioni migliori per le esigenze della tua azienda e ad affrontare i cambiamenti che stanno investendo i viaggi d'affari. Con una società partner che assiste la tua azienda nella gestione dei viaggi potrai innovare in modo semplice e veloce i tuoi programmi di viaggio e sostenere la sicurezza dei viaggiatori, la gestione dei rischi, il controllo sulla spesa e il risparmio. Scopri quali sono i fattori da tenere presenti nella scelta di una società di gestione dei viaggi per la tua azienda.